Gestionar Datos Maestros: la clave para diferenciarte de tu competencia
Siempre que hablamos de los datos, asociamos este concepto a símbolos numéricos o alfanuméricos que transformamos en la información que necesitamos.
No obstante, debes saber que muchos de los datos que tienes en la BBDD de tu empresa tienen una serie de características que los diferencian.
Podemos dividir los datos de cualquier organización en 5 grupos:
- Datos no estructurados: se encuentran en la bandeja de tu correo, en PDFs que te envían tus empleados o clientes, en las revistas o artículos que descargas a diario, en las publicaciones que se suben a la red corporativa, etc.
- Datos transaccionales: son los relacionados con transacciones de tu compañía tales como facturas, tickets o reclamaciones.
- Metadatos: se trata de datos que describen otros datos.
- Datos jerárquicos: almacenan las relaciones entre otros datos.
- Datos Maestros: son todos aquellos datos de valor para nuestra empresa que nos permiten tomar decisiones.
En este artículo, profundizaremos en el concepto del MDM y describiremos las prácticas que tienes que llevar a cabo para establecer un programa de Gestión de Datos Maestros.
La Gestión de Datos Maestros (MDM); qué son y por qué es tan importante saber gestionarlos
Los Datos Maestros, como ya hemos mencionado anteriormente, son todos aquellos datos de valor que nos sirven para tomar decisiones determinantes para nuestro negocio, permitiéndonos generar valor frente a la competencia.
Los Datos Maestros de cualquier organización incluyen información relevante sobre clientes, organizaciones, la competencia, proveedores, productos y servicios, estructuras financieras, ubicaciones, etc.
Para poder juntar todos estos datos de gran valor en una misma fuente que nos proporcione información de calidad, se crea el Master Data Management (Gestión de Datos Maestros), una metodología que, a su vez, permite gestionar los Datos Maestros de manera que no se generen inconsistencias entre ellos.
Diseño de www.riversand.com para representar la Gestión de Datos Maestros: en el interior encontramos el tipo de información que recopila un MDM (sobre productos, clientes, vendedores, direcciones o activos), mientras que en el exterior aparecen todas las prácticas que se llevan a cabo para recopilar dicha información.
Algunos de los logros que tu compañía puede alcanzar con el MDM son:
- Cumplir con los requisitos de datos de la empresa: puesto a que es habitual que múltiples departamentos de tu negocio necesitan acceder a la misma información, es importante poseer una fuente Datos Maestros completos, actualizados y consistentes
- Gestionar la Calidad de los Datos: con un MDM óptimo reducirás aquellos problemas que puedan llevarte a tomar decisiones erróneas, como inconsistencias de datos, problemas de calidad o brechas
- Gestionar los costos de Integración de Datos: el costo de integrar nuevas fuentes de datos en un entorno complejo es muy grande si no se cuenta con Datos Maestros
- Reducir riesgos: simplifica la Arquitectura de Datos de tu negocio para reducir costos y riesgos
Pasos a seguir para implementar un programa de MDM
- Valora las necesidades que tiene tu empresa para establecer el MDM y las dificultades que conlleva implantarlo
Las necesidades de tu organización para establecer un programa de Gestión de Datos Maestros y las dificultades que te encuentres en el camino van a depender siempre del tipo de sistemas que tenga tu negocio, así como la antigüedad de éstos, los procesos empresariales que soportan y la cantidad de sistemas que posees.
Algunas de las necesidades que podrían motivar a tu empresa a implantar un MDM son la mejora del servicio al cliente, el aumento de la eficiencia operacional o la reducción de riesgos relacionados con la privacidad y el cumplimiento.
Las dificultades más comunes en este proceso suelen ser las diferencias en el significado de los datos y la estructura entre sistemas. Estos problemas aparecen debido a la ausencia de un Cambio Cultural en la organización.
- Evalúa tus Fuentes de Datos
Antes de empezar a gestionar Datos Maestros, primero deberás analizar y comprender la estructura y el contenido de los datos actuales de tu compañía. De esta manera, podrás saber cómo y dónde se están generando los Datos Maestros, que son los que verdaderamente te interesan.
También deberás hacer un análisis de Calidad de Datos, pues si los datos que estás analizando no son de calidad, éstos no serán capaces de generar Datos Maestros.
- Establece la arquitectura del MDM
La arquitectura del MDM dependerá de tu estrategia de negocio y de las plataformas de fuentes de datos que tiene la empresa actualmente.
Si no cuentas con un sistema de registro claro para la obtención de Datos Maestros, puedes basarte en la arquitectura del nodo. Así pues, serán varios los sistemas que suministren datos y el centro de intercambio de datos se convertirá en la principal fuente de Datos Maestros.
- Define unos procesos de Custodia y Mantenimiento de datos
Por un lado, un MDM óptimo debe ser capaz de tratar los datos que caen fuera de los procesos de Gestión de Datos y, a su vez, remediar que no se pierdan más datos que puedan ser de valor. Para evitar que se pierdan datos útiles, es vital que establezcas unos procesos de Custodia.
Por otro lado, debes aplicar también unos procesos de Mantenimiento de Datos para asegurar la calidad contínua de éstos: analizando registros, proporcionando retroalimentación a los sistemas de origen y mejorando los algoritmos que impulsan el MDM.
- Aplica unas Políticas de Gobierno para reforzar el uso de Datos Maestros
Crea una hoja de ruta que permita, tanto a tus empleados como a los sistemas de tu empresa, seguir unas políticas que estandaricen los procesos necesarios para generar Datos Maestros de manera constante y efectiva.
Obviamente, los procesos para establecer el MDM son complejos y requieren de expertos. Es fundamental que cuentes con uno o varios Data Steward de calidad en tu compañía, un profesional especializado en supervisar y asegurar la Calidad de los Datos.
